Die fortlaufende Sicherung und langfristige Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist seit kurzem gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben.Werden E-Mails nicht vollständig und revisionssicher archiviert, können rechtliche Konsequenzen die Folge sein.

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen:

Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß und wird immer größer. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, egal ob kleiner, mittlerer oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Rechtssicher archivieren mit der Securepoint E-Mail-Archivierung (UMA)

Mit der Securepoint UMA (Unified Mail Archive) sind Unternehmen grundsätzlich auf der sicheren Seite, denn die Signierung von elektronischen Dokumenten und E-Mails mit qualifizierten Zeitstempeln führt zu einer „GoBD” sowie „BSI TR 03125” konformen Archivierung nach höchsten Standards. Prüfen Sie ebenfalls, ob Ihre bestehende Archivlösung beide Bereiche abdeckt.

Folgende Features bietet die Securepoint UMA Lösung

• Entlastet die Mail Server und vereinfacht die Datensicherung
• Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
• beinhaltet eine Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails, Dokumente und Bilder
• Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails, Dokumenten und Bildern
• Automatisches Anlegen von E-Mail Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
• Microsoft Outlook Integration per Plugin
• Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
• Einfache Wiederherstellung von E-Mails durch den Anwender
• Vier Augen Prinzip einstellbar unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen
• Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme
• Automatische regelbasierte Aufbewahrung von E-Mails nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen
• eine Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
• Import / Massenimport direkt aus dem E-Mail Server
• Import von Microsoft Outlook (PST-Dateien und Outlook Konten)
• Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
• Integriertes Monitoring und Reporting

Folgende E-Mail Server werden von der Securepoint UMA unterstützt:

Microsoft Exchange®, Hosted Exchange Postfächern, Tobit David®, Kerio®, MDaemon®, Lotus Notes®  etc. und alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen E-Mail Server

Versionen der Securepoint UMA:

Die Securepoint E-Mail Archivierung, kurz genannt UMA, gibt es als eigenständige Hardwareversion, als virtuelle Appliance für Microsoft HyperV oder VMWare oder als Mietversion im Rechenzentrum der Terra Cloud der Wortmann AG mit dem Hauptstandort Hüllhorst. Natürlich kann sie auch in jedem anderen Rechenzentrum als virtuelle Appliance, egal ob auf HyperV von Microsoft oder auf VMWare, installiert werden.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen schon eine automatisierte E-Mail-Archivierung und erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben?

Für Fragen stehen wir
Ihnen zur Verfügung!

Tel.: 09474 9518-227
E-Mail: newsletter(@)motum5.de