Die fortlaufende Sicherung und langfristige Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails ist gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben.Werden E-Mails nicht vollständig und revisionssicher archiviert, können rechtliche Konsequenzen die Folge sein.
Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen:
Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß und wird immer größer. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.
Wer muss archivieren?
Jeder Unternehmer oder Freiberufler, egal ob kleiner, mittlerer oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.
Wie muss archiviert werden?
Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.
Rechtssicher archivieren
Details über die rechtlichen Aspekte finden Sie im wiki unseres Anbieters unter:
Rechtliche Aspekte der E-Mail-Archivierung [Das Benno MailArchiv Wiki]
Folgende Features bietet diese Lösung
- Entlastet die Mail Server und vereinfacht die Datensicherung
- Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD, HGB, AO
- Beinhaltet eine Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails
- Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails
- Einfache Wiederherstellung von E-Mails durch den Anwender
- Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme
- Eine Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
- Import / Massenimport von EML-Dateien
- Benutzerverwaltung über Active Directory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
Folgende E-Mail Server werden von dieser Lösung unterstützt:
Microsoft Exchange®, Hosted Exchange Postfächern, Tobit David®, Kerio®, MDaemon®, Lotus Notes® etc. und alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen E-Mail Server
Unsere Versionen dieser Email-Archivierung:
Die E-Mail Archivierung wird von LWsystems GmbH & Co. KG betrieben. Die Server befinden sich in den deutschen Rechenzentren der Firma Hetzner.
Haben Sie in Ihrem Unternehmen schon eine automatisierte E-Mail-Archivierung und erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben?
Für Fragen stehen wir
Ihnen zur Verfügung!
Tel.: 09474 9518-227
E-Mail: newsletter(@)motum5.de